Est-ce que l’éditeur est bien agréé par l’administration, conformément au décret ? La liste des PDP immatriculées sous réserve est consultable sur l’espace partenaires d’impots.gouv.fr

Quelle est la proposition de valeur de la plateforme (outil de facturation ? de pré-comptabilité ? de production comptable ? etc.) et quels gains de productivité peut-elle vous apporter ?

Comment sont structurées les données ? Elles doivent être facilement accessibles aux utilisateurs autorisés, avec des mécanismes de contrôle d’accès et d’authentification, mais aussi être protégées pour assurer leur intégrité et interopérabilité) En complément des considérations de sécurité SecNumCloud et RGPD, vous pouvez par exemple demander à voir les politiques de gestion des accès de la plateforme, tester l’interface utilisateur pour vous assurer qu’elle est intuitive et que l’accès aux données est rapide et efficace, consulter les accords de niveau de service (SLA) pour les garanties de disponibilité, vérifier que la plateforme offre des API ou d’autres moyens d’intégration pour garantir l’interopérabilité avec vos systèmes existants.

Dans quelle mesure la plateforme répond-elle simplement et efficacement à vos besoins (et/ou à ceux de vos clients) ? Rien de tel qu’une démonstration personnalisée voire une période de test de l’outil pour vérifier cela !

Est-ce que la somme des fonctionnalités proposées, l’accompagnement, etc. justifient le prix de la solution ?

Choisissez une PDP dont la structure tarifaire correspond à vos besoins en matière de prix, de volume de factures et de fonctionnalités requises : abonnement mensuel ou annuel ? tarification au volume de facture ? Certains font par exemple, le choix de prendre à leur charge le coût de la facturation électronique, sans le répercuter sur les prix des abonnements habituels.

Une entreprise peut décider d’utiliser plusieurs plateformes en réception de factures, et même une plateforme émettrice différente de ses plateformes réceptrices. Cela peut être pratique si elle est composée de plusieurs verticales d’activités utilisant des outils distincts. Dans l’annuaire, l’entreprise déclarera alors un code service différent associé à chaque plateforme utilisée (un code pour le département immobilier, un autre pour le département marketing par exemple).

Cependant, nous vous conseillons vivement, dans la mesure du possible, de recourir à une plateforme unique. Les avantages sont multiples :

✅Centraliser les factures et les données au même endroit

✅Avoir une vision complète des données comptables et notamment de TVA

✅Limiter les coûts (pourquoi souscrire à plusieurs abonnements lorsqu’un seul suffit ?)

Pour commencer, identifiez l’ensemble de vos canaux de facturation : ceux qui produisent la donnée à transmettre à la DGFiP (outils de facturation, outils de pré-comptabilité, logiciels de caisse, sites marchands…). Comment se positionnent ces outils par rapport à la réforme ? Vont-ils faciliter votre transition, ou vaut-il mieux envisager d’en changer ?

Cartographiez ensuite vos flux de facturation :

✅Quel est le volume de factures traité par mois ? par an ?

✅Quel est le format de ces factures ?

✅Comment se répartissent ces factures entre B2B domestique, B2B international, B2G, B2C ?

… Vous pourrez en déduire les obligations qui vous concernent (e-invoicing, e-reporting, les deux ?), ainsi que la performance requise de votre potentiel futur logiciel.

Identifiez également les processus en jeu en interne :

✅Évoluez-vous dans un cadre de facturation particulier : intragroupe ? auto-facturation ? affacturage ? …

✅Quels processus de traitement et de validation existent selon les factures ?

✅Quel est le traitement comptable de vos factures ?

✅Comment sont archivées les factures (et autres justificatifs) ?

Vous saurez ainsi si vos processus justifient le recours à un outil de facturation électronique complet ou spécialisé. Vous identifierez également les zones d’optimisation possibles grâce au changement technologique.

Identifiez les gains de productivité et les économies que vous pourriez réaliser grâce à la facture électronique.

✅Estimez notamment le coût de traitement actuel d’une facture d’achat ou de vente ainsi que le temps consacré à leur traitement manuel.

✅Comparez ces chiffres avec ceux liés à un traitement automatisé et multipliez la différence par le nombre de factures traitées : vous devriez constater un potentiel d’économies !

À partir de là, déterminez des objectifs propres à votre transition :

✅Souhaitez-vous profiter de celle-ci pour améliorer votre gestion des paiements ?

✅Votre traitement des factures ?

✅Pour revoir la façon dont vous réalisez vos analyses financières ?

✅Ou encore pour couvrir d’autres besoins métier ?

Les réponses à ces questions vous orienteront sur le type d’outil à rechercher (simple outil de facturation, outil tout-en-un…). Et surtout, vous aideront à voir la facturation électronique comme une transformation utile au développement de votre entreprise et à motiver les équipes (vous vous en doutez : il n’est pas évident de se lancer dans un projet avec la conformité réglementaire comme but initial) !

De nombreuses entreprises risquent de prendre du retard faute d’anticipation. Chez AETIA, nous vous aidons à comprendre les enjeux de la réforme et à préparer sereinement cette transition. Nous mettons à votre disposition une information claire et vulgarisée (fiches pratiques, contenus pédagogiques, ateliers personnalisés) pour vous guider pas à pas.

La facturation électronique ne doit pas être perçue comme une contrainte, mais comme une opportunité d’optimiser vos processus, de sécuriser vos données et de gagner en productivité. AETIA vous aide à structurer cette transformation pour en tirer tous les bénéfices.

Grâce à notre connaissance du marché et de l’écosystème réglementaire (PDP, OD, PPF), nous vous orientons vers la solution la plus adaptée à votre activité. Notre objectif : vous proposer une solution simple, efficace, évolutive et parfaitement intégrée à vos outils actuels.

Nous privilégions des solutions qui permettent un accès en temps réel à vos factures, une automatisation des flux et une meilleure traçabilité. Cela facilite la collaboration entre vos équipes, avec vos partenaires et avec votre cabinet comptable.

Chaque entreprise a ses spécificités. C’est pourquoi nous vous proposons un accompagnement personnalisé pour :

1. Cartographier vos flux de facturation
2. Évaluer vos besoins en fonction de votre organisation
3. Définir la meilleure stratégie de mise en conformité