Sécuriser votre trésorerie, prévenir et gérer les retards de paiements

En France, les retards de paiement sont responsables d’un quart des faillites d’entreprises. Un seul retard peut largement impacter la stabilité de la trésorerie. Heureusement, la loi encadre désormais ces dérives, il existe également des techniques préventives afin de limiter les risques de non-paiements. Dans cet article Aetia Informatique vous guide afin de minimiser les risques de non-respect des délais et de non-paiements des créances. 

01. Identifier les créances prioritaires

Le premier réflexe à avoir pour protéger votre trésorerie est l’identification des créances à sécuriser. Il est alors nécessaire de les hiérarchiser selon différents critères : 

• Montant de la créance. Vous déploierez davantage d’énergie pour les créances aux montants les plus élevés.
• Situation économique. Il est également important de comprendre la situation économique de ses clients et identifier ceux qui pourront avoir des difficultés de paiements. Il peut être envisageable de proposer un arrangement équilibré pendant qu’il fait face à des problèmes de trésorerie. Jugez chaque cas selon ses particularités.
• Retards récurrents. Afin de se prémunir des non-paiements, il est nécessaire d’identifier les retards récurrents et de redoubler de vigilance quant aux mauvais payeurs.

02. Réduire les risques d’impayés

Il existe différents procédés à mettre en place afin de réduire les risques d’impayés et sécuriser votre trésorerie :

• Concevoir et rédiger correctement les documents contractuels avant la vente ou la prestation de services sont des points primordiaux pour se faire payer, éviter les contentieux mais également pour obtenir gain de cause en cas de recours à la justice. 
• Faire signer un bon de commande ou un devis pourra servir de preuve si vous devez engager une procédure de recouvrement. Le bon de livraison est, lui aussi un document important, il servira à démontrer le respect de la date de livraison du produit ou service. 
• Indiquer et communiquer vos conditions générales de vente (CGV) sur vos documents (bon de commande, devis, etc..) : N’oubliez pas d’y préciser les conditions de règlement ainsi que le délai de paiement des factures, mais également le taux de pénalités en cas de retards de paiements. 

03. Se prémunir des retards de paiements

Les retards de paiements sont, eux aussi, des imprévus qui peuvent mettre à mal votre trésorerie. Il existe des techniques qui permettent de réduire les risques de retards de paiements de vos créances.

• Envoyez vos factures le plus rapidement possible, idéalement dès lors de la livraison auprès du client. 
• Tenez à jour l’état d’avancement du paiement de chaque client. 
• Utiliser la prévenance. Étape préalable à la relance, la prévenance consiste à indiquer au client de l’échéance imminente de sa facture. 
• Faites un suivi dès lors de l’échéance du paiement et tentez d’identifier le problème auprès de votre client. 

04. Ne pas laisser les retards se mettre en place

En moyenne, un service comptable ne parvient à relancer que 20% des clients, en se concentrant sur les créances aux montants les plus importants. C’est donc un nombre important de petites créances qui ne sont jamais traitées, ce qui représentent tout de même une importante part de l’encaissement d’une société. La relance est donc un moyen efficace de maîtriser sa trésorerie.

• Agir rapidement. Davantage vous attendrez avant de réclamer votre dû, plus il vous sera difficile de l’obtenir. Dès la première semaine de retard, il est indispensable de relancer votre client.
• Opter d’abord pour la solution à l’amiable. Dans un premier temps utiliser un ton cordial et proposer un échéancier, de cette manière vous éviterez un contentieux. 
• Opter ensuite pour la procédure judiciaire. Selon la loi Macron, toute entreprise peut entamer des poursuites judiciaires contre son débiteur afin de récupérer ses paiements. Cet amendement vous permettra alors de saisir un huissier afin de récupérer vos créances.

05. Préserver la relation client 

Malgré un contentieux avec l’un de vos clients en retard en paiement, il est indispensable de préserver votre relation avec ce dernier. Votre relation client doit être respectueuse, ferme et juste, vous devez écouter vos clients et tenter de dialoguer ensemble afin de s’entendre sur un arrangement équilibré.

• Personnaliser vos relances. En effet, une approche personnalisée vous permettra de vous adresser à la bonne personne, avec le bon message. Comme indiqué précédemment dans l’article, vous devez classer vos clients selon sa situation économique et sa typologie. De cette manière vous pourrez préparer un message adapté.
• Automatiser la relance client. Automatiser ces tâches permet de gagner un temps précieux pour relancer vos clients mais également agir en amont de l’échéance de la facture en privilégiant la prévenance.

Néanmoins, face à des clients qui refusent systématiquement de régler ses dettes, il est indispensable de rester fermes et déterminés. De manière générale, il faut soigner la relation que vous entretenez avec vos clients et ne pas oublier de remercier les bons payeurs, mais il est également important de ne pas se laisser face aux mauvais payeurs.